privacy
verklaring

Eva Koolen, handelend onder de handelsnaam Eva Koolen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in deze praktijk. Deze verklaring gaat over mijn zelfstandige coaching, counseling en yogatherapie en mijn website. Mijn werkzaamheden als POH-GGZ bij de huisartsenpraktijk hebben een afzonderlijk dossier en vallen onder de privacyafspraken van die praktijk.

Ik gebruik je naam, contactgegevens, afspraakgegevens en de gegevens die nodig zijn voor facturering en betaling. Voor de begeleiding kan ik je hulpvraag, doelen, relevante omstandigheden en beknopte sessienotities vastleggen. Daarin kunnen gezondheidsgegevens staan. Ik vraag alleen informatie die nodig is en verzamel niet standaard een BSN of kopie van een identiteitsbewijs.

Contact- en afspraakgegevens gebruik ik om op jouw verzoek contact te hebben en onze overeenkomst uit te voeren. Voor facturen en de wettelijk verplichte financiële administratie geldt mede een wettelijke verplichting. Voor eventueel noodzakelijke bewaring wegens een concreet juridisch geschil wordt de toepasselijke rechtsgrond afzonderlijk beoordeeld, met zo min mogelijk gegevens.

Voor de verwerking van gezondheidsgegevens wordt vooraf vastgesteld welke wettelijke grond en uitzondering voor de afgesproken begeleiding gelden. Waar de verwerking op uitdrukkelijke toestemming berust, vraag ik die afzonderlijk vóór de verwerking. Waar een wettelijke zorg- of dossierplicht geldt, leg ik uit welke verwerking daaruit voortvloeit. Instemming met deze privacyverklaring is op zichzelf geen toestemming voor gezondheidsgegevens.

Waar ik toestemming vraag, kun je die weigeren of op ieder moment intrekken via contact@evakoolen.nl. Dat maakt eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig. We bespreken of begeleiding zonder die gegevens veilig mogelijk is. Voor verder bewaren is dan een zelfstandige geldige grond nodig; toestemming intrekken leidt niet automatisch tot vernietiging van gegevens die wettelijk bewaard moeten worden.

Ik verkoop je gegevens niet. Voor praktijkvoering kunnen aanbieders van e-mail, websitehosting, contactformulieren, afsprakenbeheer, beveiligde dossieropslag, boekhouding en betalingsverkeer gegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk en rechtmatig is. Voor financiële administratie wordt geen inhoudelijk sessiedossier verstrekt. Met partijen die namens mij gegevens verwerken worden waar vereist verwerkersafspraken gemaakt.

Met een huisarts, andere behandelaar of werkgever deel ik inhoudelijke informatie alleen met jouw gerichte toestemming of als een andere wettelijke grond dat toelaat of verplicht. Alleen betaling door een werkgever geeft geen recht op inhoudelijke terugkoppeling. In intervisie gebruik ik uitsluitend informatie die daadwerkelijk niet tot jou herleidbaar is, tenzij voor herkenbare bespreking een geldige afzonderlijke grond is geregeld.

Financiële basisadministratie bewaar ik gedurende de fiscale bewaartermijn van doorgaans zeven jaar. Inhoudelijke sessienotities worden niet alleen vanwege die fiscale termijn zeven jaar bewaard. Een contactaanvraag zonder vervolg bewaar ik maximaal drie maanden.

Inhoudelijke dossiergegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor zorgvuldige begeleiding en de toepasselijke wettelijke verplichtingen. De bewaartermijn wordt bepaald door de aard van de begeleiding, eventuele wettelijke dossierplicht en de noodzaak van bewaring voor concrete juridische aanspraken. Als de WGBO-dossierplicht geldt, is de termijn in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging, of langer wanneer goede hulpverlening dat redelijkerwijs vereist. Daarbij gelden de wettelijke rechten en uitzonderingen voor vernietiging. Andere gegevens worden verwijderd zodra het doel en eventuele wettelijke noodzaak voor bewaring zijn vervallen.

Ik maak digitale aantekeningen en bewaar die in een beveiligde omgeving. Toegang wordt beperkt tot personen voor wie dat noodzakelijk en rechtmatig is. Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen voor opslag, verzending, back-ups en verwijdering. Voor gevoelige informatie stemmen we een passende manier van uitwisselen af.

Opname van een sessie of verwerking van sessie-inhoud door een externe transcriptie- of AI-dienst valt niet onder instemming met deze overeenkomst of privacyverklaring. Daarvoor worden vooraf afzonderlijke afspraken gemaakt over doel, gegevens, verwerking, toegang en bewaartermijnen, met de vereiste informatie en toestemming. Zonder die voorafgaande afspraken vindt dit niet plaats. Ook voor herkenbare opleidingscasuïstiek en publicatie van een ervaring wordt afzonderlijke vrijwillige toestemming gevraagd. Weigeren heeft geen gevolgen voor de begeleiding. Ik neem geen beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

Je kunt vragen om inzage, een kopie, verbetering of verwijdering van je gegevens. Afhankelijk van de rechtsgrond kun je ook beperking, overdracht of bezwaar vragen. Ik beoordeel je verzoek volgens de toepasselijke regels en leg een eventuele uitzondering uit. Mail naar contact@evakoolen.nl. Ik reageer in beginsel binnen één maand. Als wettelijke verlenging nodig is, laat ik dat binnen die maand weten. Ik controleer je identiteit op een passende manier zonder standaard een volledige identiteitskopie te vragen.

Je kunt ook een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Bij wijzigingen publiceer ik een nieuwe versie en informeer ik bestaande cliënten over relevante wijzigingen.